Apostille auf mazedonischen Urkunden: Was deutsche Behörden verlangen

Wenn eine deutsche Stelle eine mazedonische Urkunde „mit Apostille“ verlangt, geht es weder um eine Übersetzung noch um eine Bestätigung des Inhalts. Die Apostille ist eine einzige Beglaubigung, die bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf der Urkunde echt sind — und die der ausländischen Urkunde damit den Beweiswert gibt, den ein deutsches Amt braucht.

Dieser Ratgeber erklärt, welche Urkunden aus Nordmazedonien eine Apostille brauchen, welche ausdrücklich keine brauchen, wer sie ausstellt und in welcher Reihenfolge Apostille und beglaubigte Übersetzung kommen.

Was die Apostille bestätigt — und was nicht

Grundlage ist das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Nordmazedonien ist seit der Nachfolgeerklärung vom 17. September 1991 Vertragsstaat, Deutschland ebenfalls. Trägt eine Urkunde die Apostille, ist keine weitere Legalisation mehr nötig.

Bestätigt wird damit die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels. Über die inhaltliche Richtigkeit sagt die Apostille nichts — und sie ersetzt keine Übersetzung. Eine apostillierte Urkunde in kyrillischer Schrift bleibt für die Sachbearbeitung in Deutschland unlesbar, solange keine beglaubigte Übersetzung beiliegt.

Die Apostille selbst hat kein Ablaufdatum. Wenn eine Behörde verlangt, das Dokument dürfe „nicht älter als sechs Monate“ sein, meint sie die Urkunde darunter, nicht den Stempel darauf. Eine neue Urkunde braucht folglich auch eine neue Apostille.

Wann keine Apostille nötig ist

Dieser Abschnitt spart am häufigsten Geld und ist am wenigsten bekannt.

Zwischen Deutschland und Nordmazedonien gilt seit dem 18. Juli 1997 das Wiener CIEC-Übereinkommen vom 26. September 1957 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern. Die Folge: internationale Personenstandsurkunden — Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden nach CIEC-Muster — aus Nordmazedonien sind von jeder Förmlichkeit befreit und werden in Deutschland ohne Legalisation und ohne Apostille anerkannt. Umgekehrt gilt dasselbe für deutsche internationale Personenstandsurkunden in Nordmazedonien.

Alle übrigen Urkunden, die im jeweils anderen Land verwendet werden sollen, brauchen die Apostille nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Dazu zählen unter anderem:

• nationale Personenstandsurkunden, also der gewöhnliche mazedonische Registerauszug statt des mehrsprachigen Vordrucks
• Scheidungsurteile und andere Gerichtsentscheidungen
• Erbscheine und Nachlassunterlagen
• Strafregisterbescheinigungen (Уверение за неказнуваност)
• Zeugnisse, Diplome und Notenübersichten, wenn die anerkennende Stelle es verlangt
• notarielle Urkunden, etwa Vollmachten und Erklärungen

Eine Warnung zur internationalen Urkunde: Dass sie ohne Apostille anerkannt wird, heißt nicht, dass jede Stelle sie annimmt. Standesämter und Einbürgerungsbehörden verlangen häufig den vollständigen nationalen Auszug mit beglaubigter Übersetzung, weil der mehrsprachige Vordruck Randvermerke nicht abbildet. Dann ist man wieder bei der Apostille. Welche Fassung gebraucht wird, klären Sie am besten in einem Satz vorab.

Wer die Apostille in Nordmazedonien ausstellt

Zuständig sind zwei verschiedene Stellen, und die Verwechslung kostet einen Tag und eine Fahrt:

• Die erstinstanzlichen Gerichte (Основен суд) apostillieren Originalurkunden. Örtlich zuständig ist das Gericht des Bezirks, in dem die Urkunde ausgestellt wurde — nicht das nächstgelegene.
• Das Justizministerium apostilliert Strafregisterbescheinigungen, obwohl diese von den Gerichten ausgestellt werden. Ebenso zuständig ist es für alle bei einem Notar beglaubigten Dokumente — einschließlich notariell bestätigter Gerichtsübersetzungen — sowie für Urkunden von Notaren oder Richtern, deren Unterschrift dort hinterlegt ist.

Wer nicht in Nordmazedonien wohnt, kann die Apostille durch einen Bevollmächtigten vor Ort einholen lassen; das kann eine Person des Vertrauens oder ein Rechtsanwalt sein.

Beim Justizministerium wird der Antrag mit den Originalurkunden in der Registratur eingereicht. Die Verwaltungsgebühr beträgt 100 Denar für ein Dokument, für jede weitere Ausfertigung kommen 50 Denar hinzu; gezahlt wird per POS-Terminal oder mit dem Einzahlungsformular PP50 bei Bank oder Post. Der Schalter für Publikumsverkehr ist von 09:00 bis 15:00 Uhr geöffnet, die Bearbeitung dauert mindestens einen Tag. Für die Apostille beim Gericht gibt das jeweilige Gericht Gebühr und Ablauf bekannt.

Die Reihenfolge: erst Apostille, dann Übersetzung

Das ist die eine Regel, die sich zu merken lohnt.

Die Apostille wird auf die Urkunde gesetzt und ist damit Teil des Dokuments — mit eigener Nummer, eigenem Datum und ausstellender Stelle. Eine beglaubigte Übersetzung gibt das gesamte Dokument wieder, also auch die Apostille mit all ihren Feldern. Wird zuerst übersetzt und die Apostille erst danach eingeholt, taucht sie in der Übersetzung nicht auf, und die Behörde darf eine neue verlangen.

Praktisch heißt das: Urkunde ausstellen lassen, apostillieren, dann übersetzen. Liegt bereits eine Übersetzung vor und kommt die Apostille später dazu, muss nicht alles neu gemacht werden — dann wird die Apostille ergänzend übersetzt und die Übersetzung erneut beglaubigt.

Muss die Übersetzung selbst apostilliert werden?

In den meisten Verfahren nicht. Verlangt die Stelle es ausdrücklich, führt der Weg über einen Notar: Nach dem mazedonischen Notariatsgesetz prüft der Notar die Eigenschaft des Gerichtsübersetzers anhand der Bestellungsentscheidung des Justizministeriums oder des öffentlichen Verzeichnisses, setzt seine Bestätigung auf die Übersetzung und verbindet sie mit einer Kopie der übersetzten Urkunde. Diese notariell bestätigte Übersetzung kann anschließend das Justizministerium mit der Apostille versehen.

Das sind zwei zusätzliche Schritte, zwei zusätzliche Gebühren und ein zusätzlicher Tag. Die Frage an Ihre Behörde lautet deshalb präzise: Apostille auf der Urkunde, auf der Übersetzung, oder auf beidem?

Wer die Übersetzung anfertigen darf

Die Apostille beantwortet diese Frage nicht mit. Die empfangenden Stellen in Deutschland legen ihre Anforderungen an Übersetzungen aus Nordmazedonien selbst fest, und die Praxis ist nicht einheitlich: Die deutsche Botschaft in Skopje weist ausdrücklich darauf hin, dass ihr immer wieder berichtet wird, inländische Stellen — genannt werden etwa Arbeitsagenturen und Anerkennungsbehörden — akzeptierten nur Übersetzungen von in Deutschland anerkannten Übersetzern. Andere Stellen nehmen die beglaubigte Übersetzung eines in Nordmazedonien gerichtlich beeidigten Übersetzers an.

Klären Sie das vor der Beauftragung mit einer einzigen Frage. Was eine Beglaubigung aus Nordmazedonien enthält und woran man sie prüft, steht im Ratgeber Mazedonische Urkunden übersetzen lassen.

Deutsche Urkunden für Nordmazedonien

Der Weg in die andere Richtung ist weniger einheitlich. Bei Bundesurkunden — etwa einem Führungszeugnis — erteilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten die Apostille. Bei Urkunden aus der Zuständigkeit der Bundesländer, also von Verwaltungsbehörden, Standesämtern oder Gerichten, ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt; hier empfiehlt sich die Nachfrage beim Aussteller der Urkunde, welche Stelle die Haager Apostille erteilt.

Für die Verwendung in Nordmazedonien gehört zur apostillierten deutschen Urkunde in der Regel eine beglaubigte Übersetzung ins Mazedonische — auch diese fertigen wir an, in derselben Reihenfolge: erst die Apostille, dann die Übersetzung.

Ablauf und Kosten

Für ein verbindliches Angebot genügt ein lesbares Foto oder ein Scan — Urkunde und Apostille, in einem Bild oder in zwei. Abgerechnet wird nach Umfang, und die Apostille zählt als Teil des Dokuments mit; den Preis können Sie vorab schätzen, bestätigt wird er, sobald wir das Dokument gesehen haben. Die übliche Bearbeitungszeit für eine einzelne Urkunde beträgt zwei bis drei Arbeitstage, eilig nach Absprache.

Nützlich sind zwei Angaben vorab: welche Stelle in Deutschland die Übersetzung erhält und ob sie mit dem Original, einer beglaubigten Kopie oder einer einfachen Kopie verbunden werden soll.